改正電子帳簿保存法

　令和3年度の税制改正において、「電子帳簿保存法」の改正が行われ、令和４年1月1日より施行されます。

 

　今回は、改正電子帳簿保存法の内容解説と注意すべき点について説明いたします。

 

　「改正電子帳簿保存法」と一括りになっていますが、内容ごとに以下の３つに区分されます。

 

1. 電子帳簿等保存
2. スキャナ保存
3. 電子取引

 

まず、（１）「電子帳簿等保存」ですが、これは事業者が経理をする際に自ら作成する「仕訳帳」、「総勘定元帳」、「現金出納帳」、「売掛帳」。「買掛帳」などの「帳簿」を紙ではなく電子データとして保存することです。

実はこの「電子帳簿保存」の制度自体は事前から存在していました。

これまでは電子帳簿等保存を行うためには、電子帳簿等保存を行う3ヶ月前までに税務署に申請書を提出し、承認を受ける必要がありました。

　今回は事業者の事務負担軽減を理由に事前承認は不要とされました。

　なお、改正前の要件を満たした電子帳簿等保存を行おうとする場合には従来通り事前承認が必要です。

　この改正前の要件を満たす電子帳簿を「優良な電子帳簿」として位置づけ、税務調査等で申告漏れが指摘された場合には、過少申告加算税が本来の１０％から５％軽減されます。

　ただし申告漏れについて、重加算税が課されるような隠ぺい・仮装行為があった場合には

当然ながら５％軽減の適用はありません。　

　「優良な電子帳簿」は仕訳などの記録事項の訂正・削除を行った履歴が残るシステムを使用すること、システムの仕様書・事務処理マニュアル等を備え付けておくことなどが要件です。

　当事務所が採用している「ＴＫＣの財務システム」は、この「優良な電子帳簿」の要件を満たすものであり、既に当事務所の関与先様に対して「電子帳簿等保存」を行っております。

 

　次に（２）「スキャナ保存」ですが、これも以前から存在する制度です。

　スキャナ保存のメリットは要件を満たせば領収書等の原本の廃棄が可能となることですが

　以前の制度は適用要件が非常に厳しく中小企業ではほとんど導入されておりませんでした。

　そこで今回、スキャナ保存制度についても大幅に改正され、以前に比べると適用のハードルが大幅に下がりました。

　スキャナ保存制度の主な改正事項は以下のとおりです。

　➊税務署の事前承認制度が廃止

　➋タイムスタンプ要件、検索要件等については次のとおり緩和

 

　〇タイムスタンプの付与期間を2ヶ月＋７営業日以内へと延長

 

　〇スキャナで読み取る際の自署が不要

 

　〇訂正加除を行った場合に、その事実が確認できるシステムにおいてはタイムスタンプの付与が不要

 

❸適正事務処理要件が廃止

❹スキャナ保存のデータに関連した不正があった場合の重加算税の１０％加重措置が整備

 

最後に（３）電子取引に関する改正事項です。

「電子取引」についてはいくつかの注意点があります。

 

最近ではエクセル、ワード、その他文書作成ソフト等で作成した請求書等をＰＤＦ等にデータ化したものを電子メールで取引先に送信するケースが増えていますが、この場合、電子帳簿保存上の「電子取引」に該当し、ＰＤＦ等のデータでの保存が必要になるとのことです。

　

では、請求書等で一旦プリントアウトしたものに押印をしたうえでＰＤＦ化したものをメールで送信した場合はどうでしょうか？？

　この場合もメールにてデータを送信している以上はそのＰＤＦ化した請求書等のデータ自体に保存義務が生じることになります。

　

一方で、その押印した紙の請求書等についてはあくまで相手先に交付した請求書等データの作成過程のものであるため保存義務は生じないとのことです。

 

　つまり、電子データでのやり取りを行うと電子データの保存は義務化されますが、その電子取引を行う仮定で作成した書面や、電子取引データをプリントアウトして書面にしたものの保存をもってその電子データの保存に代える措置は廃止されることとなります。

 

何気に重要な改正ですね。

経済社会のデジタル化が進み、生産性が向上していくことは非常に喜ばしいことですが、証憑書類の保存については税務上の要件をしっかり確認したうえで行わないと思わぬところで足元をすくわれることにもなりかねませんので注意が必要です。